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Expired

Office Manager
📍 Berlin, Germany

Space Shack

[Expired] - Office Manager

Company:
Space Shack
Coworking Space:
Space Shack
Address:
Berlin, Germany Hauptstraße 19, 10827 Berlin

Wen suchen wir?

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen OFFICE MANAGER (m/w) mit ausgeprägtem Organisationstalent und Serviceorientierung zur Verstärkung unseres Teams.

Deine Aufgabenbereiche:

Du bist für den Front Desk (Empfang) verantwortlich und bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Mitglieder und Gäste. Du sorgst durch deine ausgeprägte Serviceorientierung und deine Professionalität dafür, dass sich alle Besucher in unserem Space zurechtfinden und wohlfühlen. Du stellst sicher, dass unsere internen Prozesse reibungslos ablaufen und unser Coworking-Space zu jeder Zeit voll funktionsfähig ist. Darüber hinaus unterstützt du die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Aufgaben.

Zu deinen täglichen Aufgaben gehören unter anderem:

  • Empfangen von neuen Kunden, Führung durch den Space und Einweisung
  • Ausstellen und Verwalten von Zutrittskarten für Mitglieder
  • Verwalten der Mitgliedschaften und Mitgliederdatenbank
  • Unterstützen des Rechnungswesens im Bereich Invoicing und vorbereitende Buchführung
  • Verwalten der Buchungen von Meeting-Räumen und Event-Venues
  • Empfangen und Einweisen von externen Besuchern bei Events
  • Entgegennehmen von eingehenden Anrufen und Beantworten von Online-Anfragen
  • Entgegennehmen und Verwalten von eingehender Post und Paketen
  • Bestandsverwaltung & Bestellmanagement von Verbrauchsmaterialien
  • Anlaufstelle für Probleme, technische Schwierigkeiten und Beschwerden der Kunden
  • Kooperation mit internen und externen Partnern um sicherzustellen, dass unser Space jederzeit sauber, aufgeräumt und funktionsfähig ist (einschließlich Meeting-Räume, Küche, Rezeptionsbereich, Common Spaces und Büros)
  • Überwachen der Verfügbarkeit von Internet Services, Druckern und anderer Office-Technologien und Equipment wie z.B. in Meeting- und Event-Räumen
  • Allgemeine Assistenz der Geschäftsführung, Recherchieren von Informationen
  • Unterstützen der Organisation und Durchführung von Meetings, Team- und Community-Events

Dein Profil:

  • Du hast eine erfolgreiche abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Bürokaufleute, Verantstaltungskaufleute, etc.) oder einen Bachelor in Business
  • Du bist ein absolut service- und kundenorientierter Mensch. Du bist extrovertiert und kommunikativ. Du liebst es mit anderen Menschen zu interagieren und bist immer gut gelaunt und positiv
  • Du hast außergewöhnliche organisatorische und Multi-Tasking-Fähigkeiten. Du zeichnest dich durch eine strukturierte, gründliche, selbstständige sowie ergebnisorientierte Arbeitsweise aus und bist in der Lage zuverlässig in einem professionellen und ambitionierten Arbeitsumfeld zu arbeiten
  • Du hast Spaß an vielfältigen Aufgaben, lebst aktiv eine Hands-on-Mentalität und unterstützt gerne dort, wo deine Hilfe gebraucht wird
  • Du konntest bereits erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Position sammeln. Optimalerweise hast du schon vorher in einem anderen Coworking-Space gearbeitet
  • Du beherrscht die wichtigsten Office-Anwendungen wie z.B. Word, Excel, und Power Point. Du hast Spaß am Erstellen von Textdokumenten, Tabellen sowie Präsentationen und kannst entsprechende Aufgaben problemlos umsetzen
  • Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Beide Sprachen solltest du im Business-Alltag souverän in Wort und Schrift einsetzen können
  • Der/die Kandidat/in sollte Interesse für die Tech-Startup-Szene und Entrepreneurship mitbringen
  • Pluspunkte gibt es für Kenntnisse bzw. Erfahrung in den Bereichen Coworking, Social Media Marketing, Bild- und Videobearbeitung, Event Management, Gastronomie, Hotelerie, Facility Management, sowie für für Bewerber mit sehr guten Deutsch und Englischkenntnissen

Was bieten wir dir?

Wir sind ein cooles, dynamisches und motiviertes Team und arbeiten mit Leidenschaft an unserer gemeinsamen Space-Mission. „Work hard, play hard!“ ist im Space Shack mehr als nur ein Motto!

Außerdem bieten wir dir:

  • Eine wettbewerbsfähige Vergütung entsprechend deiner Berufserfahrung
  • Spannende, abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Verantwortung ab dem ersten Tag
  • Viel Raum für deine eigenen Ideen und Mitgestaltungsmöglichkeiten
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungs- und Kommunikationswege. Du berichtest direkt an den CEO
  • Individuelle Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten (u.a. Aussicht auf Teamführung)
  • 3.500 m² coolstes S
Full time